Bordereau de pièces : modèle gratuit et méthode de vérification
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Un bordereau de pièces permet de retrouver les documents d’un dossier à partir de leur numéro et de leur intitulé. Son utilité dépend toutefois d’une vérification simple : les références annoncées doivent correspondre aux pièces effectivement préparées pour la communication.
Voici un modèle Word modifiable et une méthode pour le compléter, puis contrôler les fichiers avant leur envoi. Le modèle est à adapter au dossier, à la procédure et aux règles applicables.
Vous préparez régulièrement des dossiers ? LexiWork permet de classer, numéroter et tamponner vos pièces PDF, puis de générer leur bordereau.
Ce que dit le RIN sur la communication des pièces
L’article 5.5 du Règlement intérieur national de la profession d’avocat, intitulé « Communication des pièces », précise :
« Les pièces doivent être numérotées, porter le cachet de l’avocat et être accompagnées d’un bordereau daté et signé par l’avocat. »
Source : RIN, article 5.5, version consolidée au 7 juillet 2026, p. 12, Conseil national des barreaux. Référence vérifiée le 29 octobre 2026.
Cette disposition constitue le repère cité ici. Les conseils d’organisation qui suivent ne remplacent pas la vérification des règles propres à la procédure et à la juridiction concernées.
Que contient le modèle de bordereau
Le modèle prévoit un en-tête pour identifier le cabinet ou l’avocat et l’affaire. Des champs permettent également de préciser la juridiction, le numéro RG et la référence de la communication, lorsque ces indications sont pertinentes.
Le tableau comprend un numéro et un intitulé pour chaque pièce. Trois colonnes pratiques peuvent être conservées ou supprimées selon les besoins : la date du document, le nombre de pages et les observations. Ces trois colonnes sont des aides à la préparation ; elles ne figurent pas dans les exigences de la phrase du RIN citée ci-dessus.
En bas du document, une ligne « Fait à …, le … » et une zone « Signature de l’avocat » permettent de finaliser le bordereau. Le document doit être effectivement daté et signé : la présence de champs vides ne suffit pas.
Télécharger le modèle Word gratuit
Le modèle est modifiable dans Word et proposé sans inscription. Ajoutez ou retirez des lignes et adaptez les rubriques au dossier.
Mode d’emploi : complétez l’en-tête, puis renseignez une ligne par pièce. Vérifiez les références et les fichiers avant de dater et signer la version destinée à la communication.
Le modèle vous aide à rédiger le bordereau. Pour préparer également les pièces PDF et leur numérotation, découvrez LexiWork.
Découvrir LexiWorkRemplir le bordereau pas à pas
1. Rassembler les documents à préparer
Travaillez à partir d’un ensemble de documents clairement identifié. Vérifiez que les PDF s’ouvrent, que les scans sont lisibles et que les pages attendues sont présentes. Conservez les originaux et distinguez-les des copies de travail.
2. Vérifier la numérotation du dossier
Pour une première préparation, définissez un ordre qui permette de retrouver les pièces facilement. Si des pièces ont déjà été communiquées, reprenez leurs références existantes. Un ajout ne doit pas conduire à renuméroter automatiquement les pièces auxquelles les écritures ou les communications précédentes font déjà référence.
Examinez toute rupture dans la séquence et tout doublon. Une rupture peut correspondre à l’historique du dossier ; l’objectif est de comprendre et vérifier la numérotation, sans la modifier pour le seul aspect visuel du tableau.
3. Donner un intitulé précis à chaque pièce
Choisissez une désignation qui décrit le document réel. « Courriel du 12 mars 2026 relatif au rendez-vous » permet de mieux identifier une pièce que « Courriel client ». La date peut figurer dans l’intitulé ou dans la colonne dédiée, selon votre présentation.
Prévoyez une ligne par pièce identifiée. Si une pièce comprend plusieurs documents ou annexes, son intitulé doit permettre de comprendre cet ensemble et de le retrouver.
4. Préparer et contrôler les PDF
Comparez les numéros portés sur les documents avec ceux du bordereau. Si vous apposez un tampon visuel, vérifiez sa lisibilité et sa position : il ne doit pas masquer une date, un montant, une signature ou un passage utile.
5. Finaliser le bordereau
Relisez les références du dossier et les intitulés. Après le contrôle des pièces, complétez la date et signez le bordereau selon les modalités applicables. Conservez une version correspondant exactement aux documents préparés pour cette communication.
Les vérifications avant de communiquer
Le contrôle doit porter sur les fichiers réellement destinés à partir, y compris après un export ou une conversion.
- Correspondance : chaque pièce annoncée est présente ; chaque pièce destinée à la communication est correctement répertoriée.
- Numérotation : les numéros correspondent au bordereau et aux références du dossier, sans doublon ni rupture inexpliquée.
- Intitulés : les désignations décrivent les documents effectivement joints.
- Intégralité : les pages attendues sont présentes, dans le bon ordre et lisibles.
- Marquage : les numéros et tampons sont lisibles et ne masquent pas le contenu.
- Finalisation : le bordereau comporte la date et la signature de l’avocat.
Le nombre de fichiers peut différer du nombre de pièces lorsqu’un export regroupe plusieurs pièces dans un même PDF. Vérifiez les pièces identifiées et leur contenu, pas seulement le nombre de fichiers du dossier.
Préparer les pièces et le bordereau avec LexiWork
LexiWork permet de classer et numéroter les pièces PDF, d’y apposer un tampon personnalisé et de générer un bordereau de pièces. Ces fonctions accompagnent la préparation du dossier ; elles ne remplacent pas le contrôle final de l’avocat.
Le tampon LexiWork constitue un marquage visuel personnalisé destiné à faciliter l’identification. La citation du RIN relative au cachet ne constitue pas, à elle seule, une validation juridique du procédé. Le tampon ne vaut pas non plus signature du bordereau.